5S giúp giảm thiểu/loại bỏ lãng phí tại các công đoạn công việc trong một quá trình như rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan của con người. Khi áp dụng với Lean, 5S sẽ tạo ra thêm nhiều lợi ích.
5S là một triết lý và phương pháp quản lý cơ bản nhằm cải tiến môi trường làm việc, là chương trình hoạt động thường trực trong tổ chức. Xuất phát từ quan điểm, nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch sẽ và khoa học thì tinh thần, thể trạng được thoải mái, năng suất lao động nâng cao, 5S là phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng mang lại hiệu quả trong thực tế.
5S giúp giảm thiểu chi phí hoạt động từ đó nâng cao ưu thế cạnh tranh; Với môi trường làm việc thông thoáng và khoa học, 5S giúp nâng cao an toàn sản xuất và phòng ngừa các rủi ro một cách chủ động; Xây dựng nền tảng để nâng cao ý thức lao động, tạo môi trường cho việc khuyến khích hoạt động cải tiến lao động.
Ảnh minh hoạ.
Việc tiến hành, triển khai và duy trì 5S dựa trên các quy định/hướng dẫn về Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ tại các khu vực. Quy định/hướng dẫn này thường do Ban chỉ đạo 5S biên soạn và sẽ được thay đổi nội dung theo hướng cải tiến để phù hợp và hiệu quả hơn.
Tại bước này, các thông tin 5S cập nhật và tuyên truyền thông qua góc 5S tại từng đơn vị. Nội dung trong quy định/hướng dẫn thường hướng về các vấn đề liên quan đến đảm bảo an toàn trong sản xuất, giảm lãng phí. Hướng dẫn/quy định công việc cần mang thể hiện trực quan (sử dụng hình ảnh, màu sắc, âm thanh).
Chuẩn hóa quy trình 5S thông qua Săn sóc – Seiketsu. Săn sóc – Seiketsu là việc chuẩn hóa 3S đầu tiên của quy trình 5S, đảm bảo việc sàng lọc, sắp xếp và làm sạch được diễn ra đúng quy chuẩn, đạt được hiệu quả tốt nhất. Lợi ích của Săn sóc trong 5S là tạo ra văn hóa làm việc có kỷ luật, đảm bảo môi trường làm việc được tổ chức một cách hiệu quả, an toàn và thẩm mỹ nhất.
Vì bước Săn sóc là việc chuẩn hóa các bước trong 5S, doanh nghiệp cần sử dụng công cụ trực quan để xây dựng nên các tiêu chuẩn. Sử dụng các dán nhãn, mã màu, hình ảnh để quy ước mỗi vật dụng, vị trí cần được sắp xếp và làm sạch như thế nào. Kẻ vạch trên sàn, tường và dán các câu khẩu hiệu phù hợp với từng khu vực để biểu thị thông tin cho nhân viên.
Sẵn sàng – Shitsuke là việc duy trì thực hiện 5S theo tiêu chuẩn đã thiết lập, tạo nên thói quen/văn hóa thực thi 5S có kỷ luật. Lợi ích của việc thực hiện Shitsuke là tạo thói quen tự giác cho nhân viên, thúc đẩy nhân viên làm việc có năng suất chất lượng hiệu quả, tạo nên văn hóa doanh nghiệp có nguyên tắc và nâng tầm vị thế doanh nghiệp trong mắt khách hàng.
Để duy trì sự chuẩn hóa trong 5S, doanh nghiệp nên thiết lập các biên bản kiểm tra và đánh giá khoa học, không chỉ để nhà quản trị kiểm tra nhân viên mà cũng nên để các nhóm nhân sự và từng cá nhân kiểm tra hiệu quả thực hiện 5S của nhau. Cách kiểm tra chéo này giúp giảm thiểu tối đa sai sót trong thực thi 5S. Bên cạnh đó, cần có quy định về việc kỷ luật đối với nhân viên thực hiện 5S chưa đúng và khen thưởng đối với nhân viên đã thực hiện tốt 5S.
Cuối cùng, khi đã nhiều lần lặp lại quy trình 5S rồi, doanh nghiệp cần có biện pháp đánh giá hiệu quả thực hiện 5S tại nơi làm việc để từ đó có cải tiến sao cho phù hợp.
Việc đánh giá hiệu quả 5S mang lại nhiều lợi ích thiết thực như: Luôn đưa ra giải pháp tối ưu nhất để giữ gìn môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và hiệu quả; Giúp nhân viên hình thành thói quen tốt, luôn có động lực để làm việc với nguyên tắc tinh gọn, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất; Thúc đẩy độ gắn kết của nhân viên trao quyền cho họ thực hiện 5S tại nơi làm việc theo cách riêng của họ, và nhà quản trị trở thành người truyền cảm hứng cho nhân viên của mình.
Phương Nam
https://vietq.vn/loi-ich-cua-5s-khi-ap-dung-cung-cong-cu-lean-d227468.html
